Документ "Приходная накладная"
Документ "Приходная накладная" используется для отражения факта поступления товара на конкретный склад фирмы. Этим документом приходуется товар, учет которого осуществляется по методу "Средние цены" (Товар, учитываемый по методу ФИФО, приходуется "Приходной Консигнации").
Документы "Приходная накладная" храняться в журнале Журнал >> Товар >> Приходы. Быстро открыть журнал можно также с помощью комбинации клавиш "Alt+F4". Создать новый документ можно из этого журнала или с помощью меню Документ >> Приходная накладная или еще быстрее, используя комбинацию клавиш "Shift+F1".
После открытия документа мы имеем две закладки: Накладная и Дополнительно. Часть полей сразу становиться заполненной - это:
Номер документа, по умолчанию ставится следующий за максимальным. Его лучше не менять, т.к. программа старается вести сквозную нумерацию всех приходных накладных. Нумерация общая для документов "Приходная накладная" и "Приходная Констгнация".
Дата документа. По умолчанию ставиться текущая дата. Это не дата выписки документа, а дата прихода товара.
Дата оплаты. Тоже по умолчанию ставиться текущей датой. Этот реквизит показывает дату оплаты товара по договору. Т.е. не когда оплатили, а когда должны оплатить. Этот реквизит участвует в отчете "Взаиморасчеты договорные" и очень важен.
Склад. В этом поле "по умолчанию" стоит значение "Главный склад" из настроек программы. Его, естественно, можно изменить, нажав кнопку справа и выбрав новый склад из списка. Здесь требуется указать точный склад, на который приходуется товар. Т.к. настройка предусматривает многоскладской учет, то значение этого поля обязательно должно быть заполнено.
Рассмотрим оставшиеся поля. Это в перую очередь таблица, о которой мы будем говорить ниже, а так же:
Входящий номер. Здесь Вы указываете номер накладной, который поставил поставщик. Допускается ввод как цифр, так и букв.
Поставщик. В это поле, нажав кнопку справа, выбираем из справочника "Организации" поставщика, от которого получили товар. Поле должно быть заполнено обязательно. Без него документ не проведется.
Основание. В это поле можно ввести справочную информацию по данной накладной. При желании поле можно не заполнять.
Кроме заполняемых полей на первой странице есть и просто поля с информацие, которую нельзя изменить. Это:
Итого. В т.ч. наценка. В т.ч. НДС. Значения этих информационных полей объяснять не надо.
Автор документа. В этом поле мы видим две фамилии и дату. Первая фамилия - тот кто создал документ, вторая - тот, кто последним изменял документ. Дата - дата последнего изменения документа.
Теперь разберемся с табличной частью. Наиболее удобно заполнять табличную часть, используя кнопку "Подбор". Нажав на эту кнопку, мы увидим перед собой справочник "Товары", с возможностью выбора товара. Если в установка настройка "Запрашивать количество" выставлена в "ДА", то при выборе какого либо наименования (нажав 2 раза левой клавишей мыши или нажав ввод) программа запросит количество. Т.о. можно очень быстро пробежаться по списку товаров (быстрый поиск, естественно, работает) и занести все наименования и количества в документ. Как только Вы занесете последнее наименование, нажмите клавишу "Закрыть" в подборе, и увидите уже заполненную накладную с проставленными количествами и значениями НДС. Вам остается только проставить цены прихода. Если Вам не требуется вести учет наценки от цены завода изготовителя, то задавайте цену товара прямо в поле "Цена б/н" (что, естественно, означает "цена без наценки"). Цена в поле "Цена" будет появляться автоматически. Т.о. заполняем табличную часть, сверяем сумму накладной и сумму НДС с оригиналом накладной. Если суммы сходяться, то Вы все сделали правильно.
Теперь посмотрим, что у нас находиться на закладке "Дополнительно":
"Проводить остатки". Если снять флажок, то накладная не будет проводиться в разрезе остатков товаров, т.е. иными словами, товар не заприходуется.
"Проводить движения накладной". Если снять флажок, то по накладной не будут проведены бухгалтерские остатки, т.е. движения по "взаиморасчетам" и движения по "средним ценам".
Для чего это нужно? Все очень просто. Вы слышали о механизме ведения бизнеса "Приход по отгрузке". Этот механизм позволяет работать, например, с импортным товаром в условиях постоянного изменения курса рубля. Предположим, две фирмы договорились о поставке одной от другой товара на консигнацию, но т.к. это усложняет бухгалтерсие расчеты (введение забалансовых счетов) и снижает прибыль (больше ставка налога на прибыль), то фирма поставщик передает товар на ответственное хранение. Покупатель оформляет приходную накладную в нашей настройке, но снимает флажек "провдить движения накладной". Что мы при этом имеем? Товар появился на складе (в программе), и мы можем его выписывать. Через три дня "поставщик" сообщает, что курс рубля меняется и покупатель, сделав отчеты и проследив, сколько товара реально продано на настоящий момент выписывает на проданный товар "приходную накладную". Устанавливает дату задним числом и снимает флажок "Проводить остатки". При этом с точки зрения остатков товаров на складе ничего не измениться, а вот с точки зрения бухгалтерии появятся приходная проводка на проданный товар. Что - слишком сложно? Хочешь жить - умей вертеться. И опять - же этим можно и не пользоваться. Тогда не трогайте флажки. Они "по умолчанию" установлены и все проводки будут сделаны.
Остается на этом документе всего две кнопки для печати - это "Счет-фактура" для печати счета-фактуры. Да-да, бывают у нас еще очень ленивые поставщики. Учтите в качестве номера счета-фактуры используется реквизит "Входящий номер". А кнопка "Накладная" используется для печати внутреннего документа - "Приходная накладная", если это, конечно, нужно.
Итак, что у нас получится если мы проведем созданный нами документ.